Privacyverklaring

claivia
KvK-nummer: 81218931
Adres: Cortenhoeve 62, 2411 JP Bodegraven
E-mail: jochem@claivia.nl
Telefoonnummer: +31 6 21137953

Voor vragen over gegevensbescherming kunt u contact opnemen via jochem@claivia.nl.

• Website-bezoekers: Beantwoording van contactvragen, aanbieden van informatie over claivia-diensten
• Klanten (Orderintake-automatisering): Levering van orderintake-automatiseringsdiensten: extractie, matching en ERP-integratie van klantorders
• Facturatie: Genereren van facturen, innen van betalingen, boekhouding
• Analytics: Analyse van website-verkeer voor verbeteringen
• Naleving wettelijke verplichtingen: Belasting, registratie, compliance

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Contractverplichting (Art. 6(1)(b)): Voor klanten is verwerking nodig om de overeenkomst uit te voeren
• Toestemming (Art. 6(1)(a)): Voor website-bezoekers (contactformulier)
• Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c)): Belastingaangifte, boekhouding
• Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)): Marketing, beveiligingsanalyse

Waar we gegevens opslaan:

• Database: Supabase, regio Frankfurt (Duitsland), EU-compliant
• Workflows: n8n, self-hosted in de EU
• AI-verwerking: Anthropic Claude via AWS Bedrock Frankfurt (EU-servers)

Geen overdracht naar de VS. Alle verwerking voldoet aan GDPR. Klantorders en bedrijfsgegevens verlaten Europa niet.

Wij werken samen met de volgende organisaties die persoonsgegevens verwerken (allen GDPR-compliant met EU-contracten):

• Anthropic (Claude AI): Verwerking van ordergegevens via AWS Bedrock Frankfurt voor extractie
• Amazon Web Services (AWS): Hosting Bedrock-services (Frankfurt, regio eu-central-1)
• Supabase: Database-verwerking (Frankfurt)
• Google Workspace: E-mail en document-opslag voor kantoor
• Google Analytics: Website-analytics (geanonimiseerd)

Voor elk sub-verwerker is een Data Processing Agreement (DPA) gesloten. De volledige lijst is beschikbaar op aanvraag.

Onder GDPR hebt u de volgende rechten:

• Recht op inzage: Kopie van uw gegevens opvragen
• Recht op rectificatie: Onjuiste gegevens corrigeren
• Recht op vergetelheid: Verzoeken om gegevens te verwijderen (onder bepaalde voorwaarden)
• Recht op beperking: Verzoeken om verwerking te beperken
• Recht op overdraagbaarheid: Uw gegevens in machineleesbaar formaat ontvangen
• Recht van bezwaar: Tegen bepaalde verwerking in beroep gaan
• Recht tegen automatische beslissingen: Geen zuiver automatische profilering

Hoe indienen: Stuur een aanvraag naar jochem@claivia.nl met uw naam, e-mailadres en beschrijving van het verzoek. Wij reageren binnen 30 dagen.

Wij nemen de volgende maatregelen om uw gegevens te beschermen:

• Encryptie in transit (TLS 1.2+) en in rust (AES-256)
• Strikte toegangscontrole: alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot gegevens
• Audit-logging van alle gegevensverwerking
• Gegevensopslag bij gecertificeerde EU-leveranciers (zie sectie 7)
• Regelmatige updates en beveiligingscontroles van de systemen
• Versiebeheer en back-ups

Geen 100% garantie: Wij kunnen niet volledig waarborgen dat hacken of datalekken onmogelijk zijn. Zie sectie 10 voor melding van lekken.

Mocht er een beveiligingsincident plaatsvinden:

• Wij onderzoeken het lek binnen 48 uur
• Indien uw persoonlijke gegevens risico lopen, melden wij het binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
• Wij stellen u persoonlijk op de hoogte als het een belangrijk risico oplevert

U kunt een lek rapporteren via jochem@claivia.nl.

Website-cookies: Onze website gebruikt:

• Essentiële cookies: Voor de basisfunctionaliteit van de website (sessie, voorkeuren), altijd actief
• Analytics-cookies: Google Analytics voor verkeer-analyse, u kunt dit weigeren
• Marketing-cookies: Niet gebruikt op deze website

U kunt cookies beheren in uw browser-instellingen of via onze cookie-banner.

Deze website bevat mogelijk links naar derde partijen (bijv. LinkedIn, KvK). Wij zijn niet aansprakelijk voor hun privacypraktijken. Lees hun privacyverklaringen.

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Wij verwerken niet bewust gegevens van minderjarigen. Neem contact op als u denkt dat wij dit doen.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Bij materiële wijzigingen stellen wij u per e-mail in kennis.

Voor vragen over privacy:
E-mail: jochem@claivia.nl
Adres: Cortenhoeve 62, 2411 JP Bodegraven
Respons binnen 5 werkdagen.

Klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
U kunt een klacht indienen bij de AP Nederland als u denkt dat wij de GDPR overtreden.